Как повысить эффективность своей команды
Бизнес Бизнес

Как повысить эффективность своей команды

Одним из критериев, характеризующих хорошего руководителя, является эффективность работы команды его предприятия. Параметр «Эффективность команды» невозможно получить в один момент, наняв даже самых высокоуровневых специалистов, купив лучшее оборудование, пройдя самые дорогие и качественные курсы. Рассказывает Александр Куклев, руководитель и сооснователь компании BENKONI.

Работа над созданием действительно эффективной команды — комплексный процесс, который будет занимать годы, при этом всегда найдется еще какая-то особенность, которую можно будет улучшить. Этот процесс не имеет логического завершения, но настоящему профессионалу в своей сфере каждое решение, повышающее эффективность его сотрудников, будет приносить не только финансовый результат, но и моральное удовлетворение.  


Принципы повышения эффективности команды 

На собственном опыте работы со своими сотрудниками в компании BENKONI, производящей корпоративные шоколадные подарки, удалось сформировать определенный пакет решений, позволяющих значительно улучшить результаты наших сотрудников. Эти решения можно разделить на две группы: материальную и нематериальную. 

Материальные стимулы не упираются лишь в повышения зарплат и премирование, хотя эффективность последних никто не отменял, но при неправильном их применении можно добиться обратного эффекта для остальных членов команды. Например, при создании соревновательного эффекта внутри группы сотрудника, отвечающих за производство, есть высокие шансы не укрепить командное взаимодействие, а разрушить его. 

Почему? Потому что итогом производственного процесса должен быть выпущенный единый продукт, а для повторяемого по качеству результата необходимо, чтобы команда работала, как монолит, а не пыталась в отдельных моментах опередить друг-друга. Поэтому тот метод премирования, который применим для активных продаж, где в процессах поиска клиента и реализации ему продукции фирмы может отличиться конкретный человек, в производственных процессах может иметь обратное значение. 

Но при этом материальные методы поощрения не ограничиваются исключительно деньгами. Кроме стандартных решений можно использовать небольшие подарки —  например, билеты на мероприятия городского масштаба, в кино и так далее. Но лучшим решением будет оплата дополнительного обучения сотрудника в профессиональной либо сопричастной с профильной деятельностью сфере. 

Нематериальная же составляющая повышения эффективности команды заключается в создании, в первую очередь, теплой атмосферы рабочего взаимодействия между всеми сотрудниками предприятия — каждый сотрудник должен идти на работу с энтузиазмом, а не отсиживать время, ежеминутно глядя на часы в ожидании конца рабочего дня. В нашей компании удалось достигнуть этого эффекта, и это заложило основу для постоянного роста и развития предприятия. 


Тактические решения для роста эффективности команды 

Но перейдем к конкретике — как именно можно улучшить результаты работы предприятия в целом: 

  1. Заваливать сотрудников задачами разных форматов, которые можно решить только в команде. Чем больше рутинных процессов происходит ежедневно, тем быстрее мозг перестает развиваться. Поэтому крайне необходимо ставить задачи нового типа, которые стимулируют мыслительные процессы. В идеале задача должна решаться только при командном взаимодействии - это и улучшит отношения в группе, и не позволит сотрудникам отвлекаться от работы на непосредственно на вашу компанию. При этом важно не нагружать сотрудников бессмысленной работой, лишь бы занять их время — все должно быть нацелено на результат, а не на процесс. 

  2. Получать обратную связь от персонала по бытовым рабочим вопросам. Причем это может быть организовано как в формате опроса, так и в формате наблюдения. Например, в BENKONI есть правило: руководитель подразделения выходит в рабочий цех, садится на стул и смотрит за тем, как происходят все процессы, фиксируя моменты, явно снижающие эффективность процессов — не совсем подходящие инструменты или оборудование, лишние движения и маршруты персонала и так далее. После такого наблюдения и опроса сотрудников проводится модернизация оборудования либо отлаживание техники процессов, улучшение их рабочих мест.

  3. Использовать регламенты по всех процессах и постоянно их улучшать. Любые действия, приводящие к улучшению качество и сокращению времени процессов, найденные одним сотрудником, должны вноситься в регламент — таким образом вы застрахуете себя от потери лайфхака в случае ухода сотрудника с предприятия и гораздо быстрее обучите новых сотрудников в случае расширения штата за счет постоянно пополняемой базы знаний. При этом важно не забывать пересматривать регламенты раз в полгода, убирая устаревшие рекомендации и внося новые.

  4. Использовать эффективное программное обеспечение. Цель при использовании ПО — облегчать жизнь персоналу, а не создавать ему дополнительные препятствия в процессе реализации рабочих задач. Поэтому к выбору ПО, его настройке и обучению использования нужно подойти максимально серьезно и это то звено, на котором точно не стоит экономить, а работу его во всех деталях необходимо проверить самостоятельно.

  5. Убирать процессы, не приносящие добавочной стоимости, оптимизировать их таким образом, чтобы людям было приятнее работать. Сюда может входить как изменение системы отгрузки товара на оптимизированную, так и банальное перемещение рабочего оборудования таким образом, что ходить между ним нужно было меньше, а больше времени уделять работе. Кроме этого, сюда можно отнести и оптимизацию рутинных операций.

Конкретные решения, повысившие эффективность команды в BENKONI

Приведу несколько простых примеров, которые позволят быстрее проникнуть в суть моей тактики по повышению эффективности команды предприятия, все они базируются на вышеуказанных советах: 

  • заменили ножницы в цеху — персоналу стало легче работать с упаковкой; 

  • обновили устаревший регламент, отменив обязательную отправку договоров партнерам в pdf-формате — уменьшили временные затраты персонала на подготовку документации; 

  • поставили высокие барные стулья перед рабочими поверхностями — уменьшили уровень усталость сотрудников, у которых затекали руки до этого;

  • купили вибростол для отбивки шоколада ввиду значительной усталости сотрудников при выполнении процессов вручную — ускорили производственные процессы и повысили работоспособность смены в течении рабочего дня. 

Таких примеров в моем активе очень много, и каждый из них в итоге давал свой прирост в общей эффективности работы команды предприятия. Задача руководителя — настроить процессы так, чтобы достигнуть максимального качества за минимальное время, и в этом действии нет незначительных элементов, каждая составляющая, от того, какая швабра у уборщицы (уборка за десять минут вместо двадцати, но эти десять минут разницы будут экономиться каждый день в течении каждого года!) до замены устаревшего программного обеспечения на более совершенные версии, имеет значение.  

Кстати, очень рекомендовал бы ознакомиться всем, кто занимается бизнесом, с книгой Генри Форда «Моя жизнь, мои достижения» — она является просто кладезем советов о том, как выстраивать эффективные бизнес-процессы, не увеличивая рабочий день сотрудников до 14 часов, затрачивая на это дополнительные материальные ресурсы.

За последние два года с помощью указанной выше тактики и внесенных на ее базе изменений, мы смогли уменьшить количество сотрудников на производстве в два раза, при этом увеличив объем самого производства вдвое! Кроме того, за счет сокращения издержек была поднята зарплата оставшемуся персоналу. В результате всего этого мы получили: 

  • отлаженные производственные и бизнес-процессы; 
  • довольных повышение зарплаты сотрудников; 
  • значительный прирост прибыли — главный показатель для бизнеса.

Заключение

Многие японские компании требуют от своего персонала подавать рацпредложения по повышению эффективности их работы. Я считаю это очень хорошей идеей и рекомендую использовать ее в любом бизнесе, связанном с управлением наемным персоналом. 

Фиксируйте все, что может быть полезно вашей компании, не забывайте о мелочах, ведь любой большой работоспособный механизм состоит из деталей. Подобно полководцу на поле боя, следите за общей стратегией, но не забывайте и о тактических решениях — да, зачастую не нужно мешать руководителям подразделений вести свою работу, самостоятельно ударяясь в микроменеджмент, но взгляд со стороны и совет по улучшению никогда не будет лишним. 

Помните, что одними материальными поощрениями добиться желаемого результата не выйдет, повышение эффективности работы команды вашего предприятия — огромный пласт работы, заниматься которым необходимо постоянно. Не забывайте эту простую истину, даже достигнув определенных высот в своем деле.