Береги время: как не допускать дедлайнов

3 минуты
Береги время: как не допускать дедлайнов

Луиз Дюдек однажды сказал: «Слава основывается на том, что люди о тебе говорят, репутация — на том, что они о тебе думают». 

Применяя ее к бизнесу, становится очевидно, что главное в работе с клиентами — сохранять тонкую грань доверия, при которой они захотят вновь обращаться именно к вам. Сейчас это стало весомым конкурентным преимуществом. 

Срывать сроки недопустимо, это вам подтвердит любой руководитель. Одна из наиболее «хрупких» сфер в этом вопросе — проектирование и строительство. Согласитесь, сейчас никого не удивляет, когда застройщик надолго задерживает сдачу жилого дома. Расстраивает, но не удивляет. Обратимся к статистике: рост просроченного к сдаче жилья растет, а его ввод в эксплуатацию сократился с 2017 по 2018 год почти на 5%. 

Среди основных причин специалисты отмечают несовершенное законодательство, мошенничество и коррупцию, недостаток профильных компетенций и неумение правильно распределять время. В нашем активе есть показательная история, произошедшая в одной из проектных компаний Рязани.

Руководство компании столкнулось с проблемой установки точных сроков сдачи проекта. Несмотря на то что во внутреннем регламенте компании строго прописано время, выделяемое на каждый процесс, фактические сроки постоянно сдвигались. 

Сотрудники объясняли это сложностью и новизной специализированных программных решений, недостаточным опытом работы с подобными системами и недостатком обучения со стороны службы информационных технологий и кадров. Логично предположить, что сотрудники службы категорически опровергали данные заявления. 

Ситуацию было необходимо разрулить и понять, куда действительно уходит рабочее время, какие задачи решаются в течение дня и насколько эффективно действует персонал. 

Раньше свое экспертное мнение относительно приоритета и сроков предоставляли руководители подразделений, однако в связи с частыми и длительными отъездами они не могли контролировать команду полностью. Личные отчеты сотрудников также вызывали сомнения, поскольку основывались исключительно на их словах и не подкреплялись документально. 

Было принято решение внедрить мониторинг рабочего времени. Руководство выдвинуло следующие требования к программному продукту:

  • разделение отработанного рабочего времени на целевое и нецелевое;
  • одновременный учет работы большого количества сотрудников;
  • подсчет фактически отработанного времени сотрудником/отделом/департаментом;
  • составление используемых персоналом приложений, сервисов и ресурсов;
  • возможность сравнить эффективность использования специализированного программного обеспечения по сотрудникам, отделам и департаментам.

Важнейшими условиями стали «тихий» режим работы и отсутствие различных всплывающих окон — IT-продукт не должен нарушать рабочий процесс. Специалисты компании-клиента, прежде чем сделать выбор, тщательно изучили рынок решений по учету рабочего времени, разбирали функционал и анализировали цены. 

В 2015 году, после стандартного двухнедельного бесплатного тестирования системы CrocoTime, компания закупила первые лицензии. По словам руководства, основной причиной, определившей выбор, стало отслеживание именно активного окна (где в данный момент идет работа).

Ответственные лица получили доступ к подробным отчетам, например сводке (общие статистика и данные об отработанном времени работников); уже в первый месяц работы системы стали очевидны:

  • отклонения по времени работы (опоздания, ранние уходы и прогулы);
  • использование непрофильных ресурсов и приложений.

Появилась возможность отследить отработанные часы не только по сотруднику и офису в целом, но и, что гораздо важнее, по конкретным проектам. Статистика четко показала время, которое тратится на выполнение каждого этапа проекта, благодаря чему удалось скорректировать информацию во внутренних документах и указать правильные сроки. Проблема дедлайнов была решена. 

С каждым клиентом мы подписываем соглашение о неразглашении, поэтому не можем раскрывать точные цифры экономического эффекта от внедрения, однако могу сказать, что кроме желаемого результата в компании отметили повышение уровня дисциплины сотрудников, снижение количества жалоб на профильные службы и скачок эффективности. На данный момент более трети всех рабочих мест оснащены нашей системой мониторинга загруженности.


  • Комментарии
Загрузка комментариев...