Как планировать рабочую неделю, чтобы успевать много
Жизнь Жизнь

Как планировать рабочую неделю, чтобы успевать много

Павел Квашнин - менеджер в сфере комплексного проектирования, инженерных изысканий, обследования и оценки технического состояния строительных конструкций зданий промышленного и гражданского строительства.
Планирование следующей рабочей недели всегда начинается в течение текущей, при чем сначала недели. Директор ООО "ГК ДИГНИ".

Механика планирования должна иметь прикладной инструмент: таблица эксель, календарь, планировщик и т.п. Для меня удобным сегодня является приложении ТickTick - оптимальное по функционалу и интуитивное по восприятию.
Планирования можно разделить на два стратегических блока:
  1. запись оперативно возникшей сегодня задачи, на любой условно свободный день на следующей неделе;
  2. распределение задач с учетом их продолжительности и требуемых сроков реализации. Уточним каждый блок подробнее.

Блок 1 - записи оперативно возникшей задачи сегодня

Представим оперативную деятельность, начиная с понедельника. Начало рабочего дня. Поступают прерывающие задачи – задачи, которые не связаны с решением сегодняшних вопросов и поступающие в режиме запросов клиентов, руководителей, коллеги, как правило, с присказками «срочно!». Вообще говоря, российский менеджмент слову «срочно» присвоил чисто эмоциональный оттенок с пониманием «всё бросаем и бежим, куда бежим разберемся по ходу» и совсем заслонил информационный код слова, означающий, что вопрос нужно решить к какому-то определенному сроку. Только и всего. Вспоминаем это и держим всегда в поле внимания. Итак, поступила прерывающая задача с пометкой «срочно». Нам необходимо конкретизировать срочность датой, ведь они все будут срочными. Детализация задачи до часов на входе возникает редко, а распределять их по часам мы будем по второму блоку планирования, о котором ниже. Ставим задачу в этот день, при определении сроков задачи в виде периода с сегодняшнего дня «до» или «не позднее» записываем задачу на два дня раньше с пометкой дедлайна в описании самой задачи.

Таким путем в течение текущей недели к пятнице мы забросаем следующую неделю так, что страшно будет посмотреть на календарик, но мы то знаем, что пятнице у нас отведена особая роль. В пятницу мы решаем текущие вопросы, принимаем звонки, читаем почту только до нашего перерыва на обед. Мы воспитали в себе привычку после обеда пятницы заниматься только планированием следующей недели по блоку два и ничем другим, об этом, кстати, мы сразу договорились с нашим работодателем, пару раз напомнили ему об этом, и больше не возвращаемся к обсуждению наших дел во второй половине дня пятницы. Все наши коллеги знают: не отвлекайте, идет планирование.

Блок 2 - распределение задач по дням и часам недели

Главное для успешного планирования следующей недели во второй половине дня пятницы – это успокоится.

Настроить себя на тайный спокойный ритм планирования. Для этого необходимо все текущие вопросы и прерывающие задачи переводить в режим «Простите, но мы можем обсудить это на следующей неделе», аккуратно отправляя особо страждущих на следующий сеанс связи не ранее вторника, понимая, что в понедельник сами страждущие как правило не готовы вернуться к решению своих вопросов, как правило потребности актуализируются во вторник. Нас устроит и понедельник, главное, что не пятница.

Ну что ж. Мы в пятнице. Мы покушали. Мы в предвкушении доминирования над сотней вопросов, свалкой записанных в календаре следующей недели, мы видим, как из этого хаоса мы наведем порядок. И, что более радует нас, мы проведем выходные с родными, поедем гулять в лес, покатаемся на велосипедах всей семьей, как мы запланировали чуть раньше.

Открываем следующую неделю. Начинаем раскидывать задачи по 88787 принципам:
  • на каждый день оставляем не более 5(пяти) задач;
  • просматриваем задачи, набросанные на понедельник с прошлой недели, оставляем пять по важности их выполнения именно в понедельник, остальные переносим на вторник;
  • распределяем 5(пять) оставленных на понедельник задач и распределяем их по очередности;
  • назначаем каждой задачи продолжительность по опыту или интуитивно, иначе как мы наберемся опыта;
  • распределяем задачи по линейки времени по понедельнику с учетом обеда и понимаем, что одна задача не лезет в конец рабочего дня понедельника. Смело закидываем её во вторник. Мы не обманываем себя мыслю «да успею я». Во вторник её.
  • переходим в следующий день и повторяем шаги с а) по е) дойдя до пятницы не забываем во второй половине дня указать одну задачу «планирование».
Однозначно, что придется часть задач перенести на следующую неделю, но мы понимаем, что наш ресурс ограничен, мы выбрали задачи по срочности и важности их решения именно на текущей недели.

Мы четко понимаем, что в течение недели наверняка появятся более важные задачи, которые часть ранее запланированных задач перенесут и сдвинут так, что некоторое их количество свалится на следующую неделю. Но мы понимаем, что это неизбежно, но мы не дурим ни себя, ни наших коллег, ни наши клиентов. Тем более, что изначально реально срочные задачи мы планировали на два дня раньше и блюдем дедлайны.