Как концентрироваться на работе и делать ее эффективно
Личная практика Личная практика

Как концентрироваться на работе и делать ее эффективно

Меня зовут Дмитрий Прусов, я основатель агентства интернет-маркетинга Agency IMA. В моей команде есть специалисты по сайтам и рекламе, но это не даёт мне повод расслабляться, так как для меня это означает:
  • Необходимость контроля сотрудников.
  • Составление ТЗ.
  • Корректировка их действий.
  • Общение с клиентами.
  • Максимальное личное включение в сложные заказы.
  • Гипотезы о развитии бизнеса.
  • Реализация гипотез.
  • Ну и конечно текучка и тушение пожаров.
Чтобы повысить свою эффективность для меня важно было видеть все задачи перед глазами с конкретными сроками исполнения и ответственными за задачу. В этом мне помогает таск-менеджер. Раньше я использовал программу Asana – она бесплатна для небольших команд и невероятно удобна. Сейчас я перешёл на Notion, так как кроме постановки задач она также подходит и для составления базы знаний для сотрудников и клиентов, постановки целей.

Также в этом помогает такое упражнение как "белый лист". Утром я просто сажусь и смотрю на белый лист на котором просто нарисована точка. Фокусируюсь на неё и пытаюсь расслабить мозг. И все мысли, идеи и задачи которые приходят в голову я просто записываю на этот лист. Это помогает мне высвободить голову и перенести все задачи "на бумагу". В данном случае в кавычках, потому что после бумаги всё это перемещается в таск-менеджер.

Кроме задач существует и эмоциональное спокойствие и энергия. Не получится начать выполнять задачи если вы быстро выгораете. И для "заряда своих батареек" я использую комплекс утренних упражнений. Я специально просыпаюсь на час раньше (5 утра) и делаю такие практики:
  • 15 минут зарядка.
  • 15 минут чтение книги.
  • 10 минут медитации и аффирмации.
  • 10 минут просто сижу в тишине.
  • 10 минут визуализация.
Это помогает перестать переживать и думать о пустяках и начать действовать.

В вопросе когда вы эмоционально выгораете существует также способ – начать с малого. Тут хочу отметить 2 пункта. Когда совсем нет сил на работу – сделай хоть что-то. Помой посуду, заправь кровать, открой почту и ответь на письмо. Именно такой мелкий шаг он раскачивает маятник и ты уже неосознанно понимаешь, что ты что-то начал делать и продолжить работать по целям становится куда проще. Второй момент – это правильно записывать свои цели. То есть ты не просто пишешь "запустить рекламу клиенту", а записываешь цель в формате простого первого шага, который нужно сделать, чтобы эта цель закрылась. Например "собрать поисковые запросы для запуска рекламы". Это куда проще и мозг не сопротивляется против такого простого действия.

Теперь перейдём к отвлечениям. Скажите каждый из вас ведь как только садился за какое-то дело, говорил себе "сейчас только гляну вк\видео\статью"? Или заходил в чаты а там вам прислали пару нужных или интересный статей? Так вот чтобы не забыть и не потерять всю эту полезность, но не отвлекаться на неё сейчас, я использую программу Instapaper. Она позволяет одним кликом добавлять статью в "изучить позже" и уже смело закрыть её. А вечером когда у вас есть свободное время и нечем заняться, вы можете зайти в приложение и здраво оценить – стоит ли её читать и вникать или не так уж она и полезна.

Ну и конечно в моём бизнесе, увеличить личную эффективность позволяет автоматизация. Поскольку я лично общаюсь с клиентами а заявок достаточно много, то даже прозвонить все новые - отнимает большой кусок времени. А это не очень хорошо. Поэтому все новые заявки с сайта попадают в crm систему, где клиенту автоматом отправляются письмо, смс сообщение, автозвонок и сообщение в мессенджеры. Где мы говорим, что получили заявку, рассказываем про нас и сразу задаём пару нужных вопросов. Таким образом диалог с клиентом начинается без моего вмешательства.

Ну и напоследок что лично мне помогает увеличить личную эффективность – это ставить приоритеты к задачам. Каждая из задач в таск-менеджере имеет свои тэги. Я размечаю их по сроку реализации (как долго её делать) и по тому насколько она связана с деньгами. И именно фокус на том, что позволяет мне больше зарабатывать помогает отодвигать в сторону многие задачи. Зато через некоторое время когда я возвращаюсь к этому списку я вижу, что сделал правильный выбор и эти задачи уже потеряли актуальность, при этом я не потерял абсолютно ничего не выполнив их.