Автоматизация бюджетирования: зачем это нужно

5 минут
Автоматизация бюджетирования: зачем это нужно
Планировать надо так, чтобы было удобно планы выполнять. Использование современных сервисов для автоматизации планирования позволяет пересчитывать планы при изменениях внешних факторов на основе финансовой модели бизнеса. Показатели выполнения планов должны пересчитываться быстро и быть доступными в нужным объеме всем сотрудникам компании от рядового менеджера до генерального директора. Рассказывает Александр Сандульский, руководитель проекта Финоко.

Руководители компаний пришли к пониманию того, что залогом успешного ведения дела и процветания организации является разумное управление бюджетом и рациональное распределение финансов в нужные русла. По этой причине высокий процент управленцев приходят к решению о необходимости выстраивания процесса бюджетирования и его автоматизации.

Сложный процесс бюджетирования

Итак, вы как руководитель компании преодолели достаточно непростой период, который предполагает согласование с работниками всевозможных этапов бюджетирования: планирование продаж, маркетинговой кампании, производственного процесса, закупок. И все документы по этим планам нужно собрать воедино, где изменения в бюджетах отдельных подразделений организации будут автоматически обновляться, что упростит их анализ. Это необходимо для выстраивания налаженной, бесперебойной и беспрерывной деятельности организации. После этого можно приступить непосредственно к планированию работы подразделений и выполняемых ими показателей.

Начинается наиболее непростой этап бюджетирования – выбор среди возникших вариантов наиболее правильного построения планов. Можно, конечно, использовать одновременно несколько программ для отображения различных плановых показателей в формате xls, которые будет обрабатывать финансист вашей компании, что подразумевает для сотрудника много рутинной работы. При этом в бюджете и в бухгалтерии используется разная аналитика.

Сложно сопоставлять плановые показатели с фактическими, если к тому же филиальная структура достаточно большая и разветвленная, а до персонала донести регламент бюджетирования. Сотрудники могут по-разному понять одно и то же, поэтому допустят много ошибок, для проверки которых нужно время, а допущенные ошибки распространятся по документам других отделов.

Использование сервиса или покупка программы

Сбор необходимой информации, проведение реализации и последующий контроль процесса бюджетирования – достаточно трудоемкая и рутинная деятельность, которая может замедлять развитие организации на рынке, поскольку для этого требуется много денежных средств, которые будут изъяты не для поставленной им цели. В таком случае у вас как у руководителя появляется выбор: принять на должность одного или нескольких новых финансовых сотрудников или приобрести какое-то программное обеспечение для решения потоковых задач. В последнем случаи придется столкнуться с его постоянными обновлениями, при чем не всегда рабочими, что может нарушить процесс бюджетирования. Либо есть еще одно решение, а именно автоматизация всего финансового процесса. Если это сделать, главный бухгалтер и финансист могут сильно воспротивиться данному решению в силу возможных сложностей и проблем, которые, по их мнению, сопутствуют этому процессу. На деле все гораздо проще, чем кажется.

На деле автоматизация бюджетирования может не замысловатая и простая в освоении и последующей работе. Как только будет внедрена автоматизация, планирование и изменение показателей организации станет намного быстрее.

Идея по реализации автоматизированного процесса планирования заключается в следующем:
  1. Детализированное планирование. Происходит сбор требуемых данных, исходящих из разных источников, при этом собранных в одном документе воедино для облегчения их анализа.
  2. Финансовое моделирование. Предполагается создание системы связей между плановыми показателями, которая отражает текущие технологические и организационные условия работы. Например, налоги вы задаете не в виде плановой суммы, а в виде процента от плановой выручки. Затраты на материалы в виде % или нормы от плана производства. Если измениться налог – на пересчет плана уйдет не больше минуты.
  3. Возможность проводить сравнение бюджетов для одной компании или целой сети различных организаций, что, в свою очередь, предоставляет возможность координировать действия и направлять денежные средства в нужные русла без особого труда. Сравниваем план с фактом
План так и останется планом, если никто его не будет пытаться выполнять. Но для того, чтобы сверить реальные результаты работы и плановые, измерять фактические достижения нужно в такой же системе аналитики, которая была использована при планировании. Это не всегда легко.

Бухгалтерия – основной источник финансовых данных и нужно согласовать с бухгалтерской службой структуру аналитики в начале года. Согласованную структуру аналитики важно донести до сотрудников, которые вводят первичные документы в систему, потому что именно они определяют, по какой статье будет отражена хозяйственная операция.

Наша компания существует более 20 лет и планируем мы достаточно давно, тем не менее у руководителей отделов регулярно возникают вопросы о том, как именно мы рассчитываем показатели. Как ни странно, но даже показатель выручки обсуждается регулярно: включен ли НДС, включены ли скидки, вся ли выручка или по партнерскому отделу отдельно. Мы регулярно перечитываем определения и с течение времени они становятся все подробнее.

Кроме бухгалтерской службы, в современной компании собирается огромное количество информации. Метрики на сайтах считают количество обращений, телефония считает количество звонков, система CRM собирает ценную информацию о клиентах, а сметные программы о стоимости будущих проектов. Данные из этих программ не являются финансовыми. В бюджет доходов или затрат их не разместить, но использовать их все в единой системе контроля деятельности компании можно и нужно. Такой подход позволит значительно повысить скорость сбора информации.

Попробуйте в работе

У специализированных сервисов для автоматизации бюджетирования есть несколько видимых преимуществ:
  1. Сервисы предназначены для обработки различных финансовых и других экономических данных. Могут собирать в единую систему отчетности данные из самых разным программ первичного учета.
  2. Доступом к сервису можно управлять и предоставлять информацию в нужном объеме нужным сотрудникам. 
  3. Большинство сервисов работают с компьютеров и мобильных устройств 24/7.
Автоматизируйте рутинные процессы, у вас появится время на развитие компании!
  • Комментарии
Загрузка комментариев...